ASSISTANT ADMINISTRATIF / ASSISTANTE ADMINISTRATIVE 50 % H/F

Avec près de 18 000 habitants, la Ville de Saint-Egrève, 6ème commune de la Métropole de Grenoble, bénéficie d’une situation géographique privilégiée aux portes de Grenoble.

Saint Egrève est une collectivité à taille humaine, aux projets variés, tournée vers la modernisation de son action, la qualité du service rendu aux usagers et une politique RH volontariste.

Reconnue pour sa qualité de vie, Saint Egrève est une collectivité qui compte avec son CCAS, environ 500 agents et assure une offre de services publics dynamique, avec 5 établissements d’accueil du jeune enfant, 6 groupes scolaires, un pôle jeunesse, une salle de spectacles et de cinéma, un conservatoire de musique, trois bibliothèques, un centre social, 20 équipements sportifs communaux et intercommunaux et ce, dans un contexte financier maîtrisé.

L’équipe municipale porte un plan de mandat ambitieux et financièrement maîtrisé, résolument tourné vers la transition écologique, le développement des services publics et du bien être des habitants, le repositionnement du citoyen au centre de la cité.

Contexte du poste/Descriptif du service

Missions de la Direction Education Jeunesse Prévention (DEJP) :

La DEJP anime, co-construit et assure le pilotage du Projet Educatif de Territoire (PEDT) et la déclinaison opérationnelle de la politique éducative sur le territoire de la Ville de Saint-Egrève. La Direction est organisée autour de 5 services : « Petite Enfance », « Enfance Éducation », « Vie Scolaire », « Entretien et Restauration » et «Jeunesse Prévention ».

Le déploiement du PEDT s’inscrit dans travail partenarial avec les acteurs socio-éducatifs et les acteurs locaux. Il se décline par la mise en œuvre d’actions éducatives.

Rôle du Service auquel est rattaché le poste :

Le service jeunesse prévention pilote :

- la politique jeunesse à travers un accueil de loisirs 11-17 ans, le déploiement d’actions éducatives en direction de la jeunesse, un soutien aux associations et équipements dédiés etc...
- le plan d'action pluriannuel de prévention et de sécurité défini dans le cadre du CLSPD (conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance)
- les actions de médiation sociale ancrée autour du lien à la population et du bien vivre-ensemble
Situé au sein de l’équipement Jeunesse Le Patio, l’équipe en assure sa gestion et son bon fonctionnement.

Attributions principales

Mission principale / finalités de l’emploi :

Assistant administratif du Service Jeunesse Prévention et fonction d’accueil à l’Espace Jeunesse le Patio.

Activités principales :

Gestion administrative et accueil

Assurer une mission de renseignement via l’accueil physique et téléphonique des usagers du Patio,
Traitement des courriers du service via le logiciel MAARCH (réception, réponse, envoi…) et la boîte mail générique du service,
Assurer une mission d’inscription du public aux activités et d’encaissement (facturation) des usagers en respectant les procédures administratives et financières en vigueur,
Gérer les prêts de salles de l’équipement Le Patio aux associations et partenaires locaux selon les procédures prévues par le service vie associative: planification annuelle et en fonction des demandes, conventions, mise à jour des badges via le logiciel SALTO, et assurer le lien avec les associations,
Saisir et suivre les demandes de travaux concernant le bâtiment via le logiciel OCTOPUS,
Gérer le suivi des demandes d’aide aux projets des jeunes,
Apporter un support administratif à l’ensemble des actions portées par l’équipe : mise en œuvre de projets, d’animations et d’événements,

Suivi financier et comptable :

Assurer des encaissements d’inscriptions et contrôle des encaissements,
Émettre des factures aux parents,
Utiliser le logiciel comptable CONCERTO : inscriptions, extraction de statistiques, émission de listing ...

Relations fonctionnelles internes et externes :

Relation étroite de travail avec le référent budgétaire du service jeunesse-prévention, sous l’autorité du chef de service jeunesse-prévention,
Agents du service Jeunesse Prévention (8 agents) et transversalité avec les autres services de la Direction Éducation Jeunesse Prévention dont le secteur administratif et accueil usagers,
Relation fonctionnelle avec les services supports de la collectivité : service des finances, service vie associative, Centre Technique Municipal (CTM) et Bureau d’Etudes interne (BE), SARU (accueil HDV) et l’ensemble des services municipaux en fonction des besoins,
Relations très régulières avec les associations locales et notamment l’association MJC de Saint-Egrève, principale utilisatrice des locaux du Patio,

Attributions secondaires ou ponctuelles

Gestion budgétaire, en cas d’absence du référent administratif et financier :

Traitement des bons de commandes sur CIRIL,
Traitement des factures liées,
Suivi des engagements, créations comptes et contacts fournisseurs en lien avec le service Finances,

Qualifications

Bac+2/3 (ex : licence professionnelle, BTS secrétariat de direction…),

Compétences et qualités requises

Compétences requises :

Compétences en gestion administrative : rédaction des écrits, organisation et priorisation des tâches,
Connaissances des principales règles budgétaires de la comptabilité publique,
Compétences informatiques : capacité à se former sur les logiciels métiers,
Compétences relationnelles : aisance orale et facilité à conduire un échange avec les usagers,
Connaissance de l’environnement territorial et des principes du service public,

Aptitudes et capacités :

Écoute active, capacité à identifier un besoin, reformuler une demande et proposer des solutions adaptées,
Rigueur dans l’application des procédures de la collectivité,
Autonomie dans la conduite des missions confiées,
Discrétion professionnelle notamment quant aux situations des usagers,
Aptitudes au travail en équipe, au partenariat et en transversalité,
Disponibilité, adaptabilité, ponctualité et fiabilité,

Degré d’autonomie et de responsabilité :

Placé sous la responsabilité du chef du service jeunesse prévention,
Action guidée par des réglementations et des méthodes globales définies par le métier exercé,
Autonomie dans les missions administratives,

Conditions de travail et rémunération

18h/semaine. Horaires prévisionnels : Mardi 10h-12h30 et 13h30-16h, mercredi de 14h-19h, jeudi 14h-18h, vendredi 14h-18h. Congés à articuler nécessairement avec les besoins de fonctionnement du service : fermeture de l’équipement 1 semaine aux vacances de fin d’année et 2 semaines en août chaque année.
Rémunération statutaire + Régime Indemnitaire + 13ème mois + prime CIA annuelle (au prorata du temps de travail)
Participation aux frais de transport en commun à hauteur de 80 % (plafond à 101,75 euros/mois), cumulable avec le plan mobilité incluant le versement de 300 euros pour 100 jours de trajets annuels effectués dans un mode de transport éligible (vélo, trottinette, covoiturage...)
Restauration collective avec prise en charge à 50 % par la collectivité
Possibilité d’adhésion au Comité des Œuvres Sociales (COS) – permettant de bénéficier de nombreux avantages (chèques vacances, etc...)
Participation à la complémentaire santé et à la prévoyance

Personne à contacter pour plus de renseignements sur le poste

Baligh ZIAT – Chef de service Jeunesse-Prévention: 04 76 56 59 82

Informations pour candidater

Pour postuler, rendez-vous sur le site internet de la Ville de Saint-Égrève : https://recrutement.saint-egreve.fr. Vous devez impérativement vous créer un compte dans votre espace candidat.